トーストマスターズの例会は、世界的にポピュラーなロバート議事法に準じて進められます。
以下は通常例会の一般的なタイムテーブルです。
■通常例会のタイムテーブル Regular meeting time table (agenda)
14:00 Call to order
Guest Introduction
Business Session
The Word of the Day‥‥開会
14:10
⇒Toastmasters of the Day
Introduction of roll takers
⇒Timer
⇒Vote Counter
⇒GRAHCO
‥‥役割の紹介14:20 ⇒Tips Session ‥‥役立つ話 14:25 ⇒Joke Session ‥‥ジョーク 14:30 ⇒Table Topic Session
Call for Timer’s Report/ Voting for Best Table Topics Speaker‥‥テーブルトピック
14:45
⇒Prepared Speech Session
Speech 1 / Speaker1
Speech 2 / Speaker2
Speech 3 / Speaker3
Speech 4 / Speaker4
Call for Timer’s Report / Voting for Best Prepared Speaker
‥‥準備スピーチ15:15 Intermission ‥‥休憩
15:20
⇒Evaluation Session / General Evaluator (G.E.)
Evaluation for Speech 1 / ⇒Evaluator 1
Evaluation for Speech 2 / Evaluator 2
Evaluation for Speech 3 / Evaluator 3
Evaluation for Speech 4 / Evaluator 4
Call for Timer’s Report/ Voting for Best Evaluator
‥‥論評15:40 General Evaluation
GRAHCO Report
Award Presentation
Buques & Brickbats
Comments from guests & who haven’t spoken in the meeting‥‥総合論評 ‥‥授賞式
16:00 Adjournment ‥‥閉会
各セッション、役割の説明 Explanation of each Session and Role
■TMOD / ToastMaster of the Day：今日のトーストマスター
TMOD is a Chairman of the day. The TMOD is not only a Chairman but also a coordinator, organizer, planner, leader, host and a trouble shooter.
It is a good practice for managing a meeting effectively as well as introducing speakers in a way that excites the audience and motivates them to listen.
その日の例会のプログラム全体の司会同時に例会の事前準備･当日の進行の責任を持ちます。
例会で一番役割と責任が多い役割です。
例会全体を把握しその準備する経験、そして司会進行を行なう訓練ができます。
■Timer：時計係
The timer is responsible for keeping accurate times of Table Topic participants, prepared speakers, and evaluators. Using signs of Green, Yellow and Red, Timer shows the Time for the speakers.
This way the program participants will practice expressing their thoughts within a specific time.
時計係は、各スピーカーのスピーチの時間を計り、セッションごとに報告します。スピーチの最終に、緑・黄色・赤のカードをスピーカーに標示し、スピーカーに経過時間を知らせます。
スピーカーはこれにより、一定の時間内に話をまとめる能力を身に付ける事が出来ます。
■Vote Counter：集計係
Vote Counter is responsible for gathering ballots from all attendee and counting the number after finish all speech. During the meeting, Vote Counter has to count ballots and inform the result to TMOD by end of meeting.
集計係りは、メンバー（参加者）に、投票用紙の記入方法を説明し、各スピーチの後に集計用紙を回収し、その集計をします。集計結果を例会の最後にTMODへ報告します。
■GRAHCO ：文法係＆えーとカウンター
“GRAHCO” = Grammarian and AH Counter
To present the Word of the Day; keep number of the AHs used by the members; monitor the grammar used by TM’s during the meeting and note grammatical errors; and present the GRAHCO’s report at the end of meeting.
The ah-counter counts the number of unnecessary “filler” words, such as ums and ahs, and reports the number before the meeting ends. The grammarian reports any grammatical errors or outstanding uses of words in English and Japanese
「今日のコトバ」として、一つ単語を選び、その意味の説明と共に発表します。例会中で「今日のコトバ」を使われた回数などについても報告します。
文法係として、スピーチの中で使われたよかった語法や、逆に英語として正しくない語法を見つけ、例会終了前に報告します。
また、例会内で誰が何回不要な言葉（「えーと」「あの」 “Ah” “Um” “Well,”等)を発したか数え、例会の最後に報告します。 発表者はこれにより、自分で気付かなかった口癖を直していく事が出来ます。
■Tips：役立つ話
Tips master picks up the article from monthly magazine “Toastmaster” which concerns communication and leadership skills and introduces it in a meeting. The article is very useful to improve our skills.
Tipsマスターが月刊誌Toastmasterからコミュニケーションやリーダーシップのスキルの関係する記事を探し、例会で紹介します。この記事は私たちのスキルを向上するのに役立ちます。
■Joke：ジョーク
Joke master adds humors to the meeting. At the same time, we can recognize the difficulty to make others laugh in English.
ジョークマスターは例会にユーモアをもたらします。同時に、英語で人を笑わせることの難しさを知ることになります。
■Table Topic：テーブルトピック
In the Table Topics Session, one has two minutes to answer a theme chosen on the spot.
即興スピーチセッションでは、その場で決まったテーマに対し2分間で答えます。
■Prepared Speech：準備スピーカー
In a meeting, three to five speakers make a prepared-speech within limited time. The speaker can decide the topic of speech freely. To improve speech skill, speaker makes an effort to follow the objectives in manual.
例会では、3名から5名のスピーカーが決められた時間で準備されたスピーチを発表します。スピーカーは自由にスピーチの題目を決めることができます。スピーチのスキルを向上するために、スピーカーはマニュアルのスピーチの目標を達成するよう努力します。
■GE / General Evaluator：総合論評者
General Evaluator is responsible for the review and evaluation of the entire meeting, including the business portion. GE is also responsible for that portion of the meeting pertaining to the evaluation of individual speakers.
総合論評者は、例会後半のフィードバックセッション（論評の部）全体の司会を行ないます。
また、個人論評者及び例会全体のフィードバックも行ない、その日の例会の質を高めるような意見を述べます。
■Evaluator：個人論評者
Evaluators make constructive comments from various view points for each prepared speech within three minutes. Various view points of evaluation include speech structure, eye contact, body language, voice etc.
評論者はそれぞれの準備されたスピーチについて、3分以内にいくつかの評論のポイントから建設的にコメントする。スピーチの構成、アイコンタクト、ボディランゲージ、声などのポイントが評論されます。